ניהול פרויקטים
ניהול פרויקטים מהספה
כיצד מניעים את הצוות שעובד מהבית ועומדים בהצלחה ביעדי הפרויקט? 5 טיפים לניהול צוות פרודוקטיבי בימי קורונה
עסקים ועובדים בכל רחבי העולם מסתגלים לאורח עבודה חדש לאור מגפת הקורונה. חברות רבות החליטו על מדיניות עבודה מהבית לחלק מהעובדים, וחלקן נאלצו להצטמצם למבנה “רזה” יותר. למרות שעובדים רבים בעולם כבר עבדו מרחוק לפחות פעם בשבוע לפני כן, עבודה של 100% מהצוות מהבית במשרה מלאה מהווה אתגר חדש עבור המעסיקים. השינוי הנדרש באופן העבודה פירושו שגם מנהלי הפרויקטים נאלצים להבין ולהסתגל במהירות כיצד לנהל ולהניע צוות מרחוק באופן מלא כדי לעמוד ביעדי הפרויקט.
הערכה מחדש של הפרויקט במונחי קורונה
המצב שנקלענו אליו שונה לחלוטין מניהול פרויקטלי “רגיל”, ולכן נדרשת בחינה מחדש של מודל העבודה הפרויקטלי. באמצעות תזמור ערוצי פעולה מרובים ושילובם לאורך ציר זמן קריטי, עם עדכונים שוטפים ושינויים בתוכנית, ניתן לנהל פרויקט גם בתקופה מאתגרת זו.
ראשית, העריכו מחדש את המצב הנוכחי: מה קורה עכשיו, איפה אנחנו עומדים אל מול יעדי הפרויקט ומה המטרות העיקריות שניתן לגזור לתקופה הקרובה. הגדירו ותקשרו בבירור את המטרות העיקריות העדכניות. בימים כתיקונם “השילוש הקדוש” להצלחת פרויקט הוא זמן, תכולה ועלות, אולם כעת יש לבחון מחדש מהם הגורמים החשובים ביותר להצלחת הפרויקט. למשל, האם ניתן לתעדף אחרת את מרכיב העלות באמצעות תקצוב פעולות מסוימות לתקופה הקרובה שלא נלקחו בחשבון? האם חלו שינוים בעלויות כמו תעריפי הטסת חומרים שהתייקרו, הפסקת עבודת ספקים או עיכובים? חשבו מה ניתן לעשות בנדון, כמו בחינת ספקים חדשים שעדיין מספקים, בחינת דרכי תובלה אחרות וכדומה.
לבסוף, זהו את גורמי ההצלחה הקריטיים: מה צריך לקרות ובאיזו סדר ניתן לפרוס את המשאבים הדרושים על גבי ציר זמן. בהערכה מחדש צריך לזהות את המשאבים והצוות הדרושים כדי להצליח. הגדירו ציר זמן ולוח זמנים להשלמת “התוצרים” הגדולים הראשונים שיצטרכו לקרות כדי להיות מסוגלים לעבור לתוצרים הבאים.
5 טיפים לניהול צוות פרודוקטיבי ומעורב
ניהול צוות פרויקט וירטואלי מחייב את מנהלי הפרויקט להביא לידי ביטוי כמה מהעקרונות החשובים ביותר במה שמוגדר “ניהול נכון”. ניהול צוות מרחוק בהצלחה הוא משימה מאתגרת ולא טריוויאלית אפילו עבור המנהלים המנוסים ביותר. היא מצריכה זמן, סבלנות והרבה תרגול, אך עם תהליכים וכלים נכונים ניתן לקבל צוות פרודוקטיבי ומעורב אפילו בשלט רחוק. הנה כמה טיפים איך עושים זאת נכון:
1. הגדירו יעדים ברורים. במעבר לניהול צוות מרחוק, על המנהלים לתעדף את הפעילויות באמצעות העברת הנחיות וציפיות ברורות ומציאותיות לכל הצוות: כיצד תתבצע התקשורת, באילו שעות כל אחד צפוי לעבוד, כיצד ומתי יושלמו משימות הפרויקט, וכאשר יעדים אלו משתנים יש לתקשר אותם לכולם. חוסר בהירות של היעדים בשלב מוקדם עלול להוביל לבעיות ואי הבנות בהמשך הדרך, אשר יגרמו לשיבושים בעבודה ובביצועים, ולהביא לאי-עמידה ביעדים. יש לרשום את המשימות, לתעד בדוא”ל ולהיות זמין לכל הצוות כדי להבטיח שכולם יהיו בתמונה ולמנוע עמימות בציפיות של כל אחד מחברי הצוות.
2. יצירת תרבות ישיבות וידיאו. ללא האינטראקציות פנים-מול-פנים היומיומיות במשרד אליהן חברי הפרויקט מורגלים, יש מי שיכול להרגיש תחושת ניכור, בדידות וניתוק משאר חברי הצוות. על ידי יצירת תרבות ניהול ישיבות באמצעות וידיאו, צוות הפרויקט יכול לקיים אינטראקציות משמעותית וקרובה לאותה תחושה שמתקבלת בישיבות פרונטליות. הווידאו מספק תחושה יותר “אישית” ומוסיף אלמנט אנושי לשיחה. כאשר אפשר לראות – ולא רק לשמוע – את חברי הצוות בבירור, ניתן לצפות באלמנטים שאינם מילוליים, להתחבר אליהם ברמה עמוקה יותר ולהבין אותם טוב יותר.
3. שימוש בכלים נכונים. מנהל פרויקט נדרש להגדיר את הכלים שיעזרו לצוות שלו לעמוד ביעדים ויסייעו להם להתנהל בצורה יעילה. חשוב לדעת לבחור את הכלים בחוכמה כדי ליצור בהירות בשאלה היכן יש לחפש את האינפורמציה ובאיזו פלטפורמה מצופה מהעובדים לדווח התקדמות.
בימים אלו, יותר מאי פעם, ישנם מאות פתרונות לעבודת צוות ותקשורת מרחוק ואינספור כלי פריון פרויקטלים שיכולים לעזור לצוותים מבוזרים להיות פרודוקטיביים, וחברות רבות אף מציעות את שירותיהן בחינם. מומלץ לכל מנהל פרויקט למצוא את הכלים המתאימים לצוות, החל מכלי ועידת וידיאו מבוססי ענן דוגמת Lifesize ו -ZOOM , דרך צ’אטים המקלים על שמירה של קשר רציף וקבוע עם חברי הצוות המרוחקים כמו Slack ו-TEAMS, ועד לכלים לניהול פרויקטים וניהול זמן כמו Asana, Monday.com ו- ProjectManager.com.
4. שינוי תפיסה מניהול זמן הצוות לתוצאה. ניהול אפקטיבי של צוות מבוזר לא יעבוד אם יתמקדו רק במעקב אחר שעות העבודה של הצוות, במיוחד בתקופה זו של עבודה מהבית. במקום זאת, הדרך הטובה ביותר למדוד את ביצועי העובדים היא להתמקד בתוצאות שלהם ובתרומתם לצוות. יצירת תרבות מכוונת תוצאות פירושה לסמוך על הצוות ו”לשחרר” את שבוע העבודה השרירותי הכולל כ- 40 שעות עבודה. משך העבודה לא חשוב כל עוד העבודה נעשית היטב ומבוצעת בזמן הנדרש לפרויקט לעמוד ביעדיו.
5. שגרה וישיבות אחד על אחד. תקשורת מתמדת היא המפתח לשמירה על יציבות ומעורבות של צוות מבוזר. משפט זה נכון תמיד, וקל וחומר בתקופה כזאת. יש לתכנן את פגישות הצוות הקבועות בתחילת השבוע באמצעות ועידת וידיאו ולדון בסטטוס של הפרויקט, במכשולים שעומדים בפני הצוות ובהשגת מטרות שבועיות. בהמשך השבוע יש לשקול לקיים פגישות ארוכות יותר כדי לדבר על הישגים, להוקיר עובדים ולתכנן את השבוע הבא. בנוסף לפגישות הצוותיות מומלץ לתאם גם פגישות אחד על אחד עם כל חבר בצוות. למרות שפגישות אינדיבידואליות יכולות לצרוך זמן ניהול יקר למנהלים עם צוותים גדולים, הן ממלאות תפקיד קריטי בתחושת חברי הצוות שהם מוערכים, ובמקביל הן נותנות להם את ההזדמנות לשאול שאלות, לדון בבעיות או להעלות הצעות שהם עלולים לא להרגיש בנוח לשתף בסביבה קבוצתית.
הזדמנות לייעל משאבים ולנהל סיכונים
לסיכום, חשוב לזכור ש”לכל קורונה יש מוצאי קורונה”. המשבר הנוכחי הוא הזדמנות לארגונים ולמנהלי פרויקטים לבחון את הפרויקט מחדש, לייעל משאבים וליישם מתודולוגיות עבודה גמישות. זוהי השעה לאמץ טכנולוגיות מתקדמות ומודלים להמשכיות עסקית וניהול סיכונים. פתרונות רבים שמאומצים על ידי מנהלי פרויקטים ומיושמים תחת לחץ המאורעות, יאומצו גם לעתות של שיגרה, אם מתוך שיקולים של חיסכון בעלויות ואם מתוך שיקולי זהירות וניהול סיכונים עתידיים.
אהבתם?
קבלו את התכנים שלנו ישירות לתיבת המייל
זאת תחילה של ידידות מופלאה (:
ממש בקרוב נתחיל לשלוח לך תכנים, נתראה באינבוקס!
